5 astuces pour un télétravail plus permanent… et plus productif

Les derniers mois ont accéléré l'émergence du télétravail partout sur la planète, mais la tendance était déjà amorcée depuis quelques années. Les employeurs qui pensent désormais rendre cette pratique plus permanente n'ont qu'un souci en tête: assurer la continuité des affaires, même si le boulot est fait à distance. Ou même si une autre crise majeure s'abat sur la planète. Votre entreprise souhaite prolonger l'expérience du télétravail? Voici cinq astuces pour y arriver tout en retrouvant son rythme d'avant la pandémie.

Collaborer… au-delà de Zoom

Les outils infonuagiques grand public comme Zoom et Microsoft Teams ont grandement facilité la migration vers le travail à distance, qu'il soit temporaire ou permanent, à la maison ou ailleurs. Le premier avantage pour les entreprises et les travailleurs est qu'ils ont ainsi accès à des services et des applications informatiques de pointe, sans avoir à payer pour entretenir la mécanique qui les fait fonctionner, puisqu'ils sont opérés par des tiers. En pouvant utiliser ces outils de la maison, les employés, eux, sont en mesure de conserver un haut niveau de productivité, puisqu'ils ne sont qu'à quelques clics de tous leurs outils de travail.

On l'a vu tôt durant le confinement printanier, certains de ces logiciels en nuage comportent des failles ou des limites qui ne les rendront pas utilisables à long terme. Pour être durable, le travail à distance exige plus que de réaliser des appels vidéo occasionnels entre collègues, via des applications grand public. Quand des données cruciales doivent être échangées entre collègues, ou si des présentations plus formelles doivent être faites auprès de clients ou partenaires d'affaires potentiels, les employeurs devront rapidement exiger un niveau de fiabilité irréprochable des outils utilisés.

Une solution collaborative de grade professionnel, prise en charge par l'employeur, est donc plus appropriée. «Même s'il n'y a plus personne au bureau pour gérer les communications, c'est une solution qui garantit la continuité des affaires. Il faut évidemment respecter des normes établies pour certaines caractéristiques, comme la sécurité et la disponibilité, mais il faut que cette solution facilite le partage et la collaboration entre collègues», résume Charles Migabo, gestionnaire principal, produits et stratégies, chez Vidéotron Affaires.

Justement, Vidéotron Affaires a mis au point un forfait pour entreprises qui comprend des outils de collaboration s'ajoutant aux services de télécommunication traditionnels (téléphonie mobile, Internet). Ça comprend une plateforme de conférence, d'appels audio et vidéo qui permet à 15 collègues de se réunir virtuellement comme s'ils étaient au bureau. Cette plateforme est accompagnée d'un outil de clavardage et d'un indicateur de disponibilité, qui s'assurent que les gens qu'on souhaite contacter sont prêts à prendre la communication.

Cette solution est multiplateforme, sur Mac, PC ou mobile, et comprend également des fonctions plus classiques, comme la téléphonie et une messagerie vocale unifiée, comme s'il s'agissait d'un poste de travail au bureau.

Opter pour une communication unifiée et sur mesure

D'ailleurs, que votre entreprise privilégie le télétravail ou pas, la possibilité de migrer vos outils informatiques vers le nuage permet aussi de déployer une stratégie de communication unifiée, avec un seul point de contact pour rejoindre chacun des membres de l'organisation. «Par exemple, chaque employé peut avoir son numéro de téléphone unique, associé à son mobile, à sa tablette, à son ordinateur et à son téléphone de bureau», illustre Martin Lefrançois, directeur développement de produits réseau et chez Vidéotron, dans un billet de blogue mettant en lumière les avantages des services infonuagiques.

La mobilité promise par ces technologies était autrefois réservée aux grandes entreprises, mais les PME peuvent désormais bénéficier d'une offre sur mesure adaptée à leur taille. Ces outils conviennent à tous les budgets, et offrent une plus grande souplesse d'opération non seulement pour les travailleurs qui travaillent de la maison, mais aussi pour ceux qui doivent se déplacer aux quatre coins de la province ou du pays pour rencontrer des clients ou des partenaires d'affaires.

Comme les applications et les données sont accessibles en tout temps à partir d'un ordinateur ou d'un téléphone intelligent, de façon sécurisée, ces travailleurs mobiles n'ont aucune chance d'égarer leur matériel de présentation, puisqu'il suffit de se connecter à leur compte d'entreprise pour y récupérer les bons documents.

En fin de compte, travailler de la maison n'est pas tellement différent des autres formes de travail à distance permises par la nouvelle mobilité en entreprise, où les services mobiles sont au moins aussi importants que les appareils eux-mêmes.

« On réalise de plus en plus qu'il n'existe pas qu'une seule formule de mobilité au sein des entreprises », explique Yanick Proulx, directeur principal, développement mobilité pour Vidéotron Affaires. Dans un récent billet de blogue, l'expert ajoute que cette mobilité peut combler plusieurs objectifs d'affaires différents, qu'il s'agisse d'optimiser les coûts, d'être plus près de ses clients, ou plus simplement, d'offrir des conditions de travail plus souples à ses employés.

Assurer une connexion de grade professionnel… à l'épreuve des pannes

La qualité de la connexion à Internet peut fluctuer, voire être victime d'une panne. Comment garantir que vos employés puissent être productif s'ils n'ont pas accès aux outils et aux documents qui sont stockés sur les serveurs de l'entreprise? Comment garantir que vos employés ont toujours accès à internet dans leurs habitations? En optant pour une connexion de grade professionnel, laquelle mise sur une redondance de connexion qui sera en mesure de prendre le relais si la connexion principale cesse soudainement de fonctionner.

« Il s'agit d'une redondance qui passe par les réseaux sans fil pour réduire les risques de panne, elle représente une police d’assurance pour votre connexion à Internet. C'est un service qui est entièrement géré et qui prend le relais automatiquement au besoin.», ajoute Charles Migabo. «Vos télétravailleurs peuvent alors toujours accéder à vos outils, documents et services offerts à tout moment. »

Votre productivité devient ainsi à l'épreuve des pannes potentielles dans un contexte de télétravail où la disponibilité et la qualité de la connexion à Internet est primordiale.

Se prémunir des cyber-menaces

Il est essentiel de mettre en place des outils de sécurité qui profiteront à tous au bureau et en télétravail. L'offre de cyber-sécurité unifiée de Vidéotron Affaires se conforme au concept de gestion unifiée des menaces (ou UTM, pour «Unified Threat Management») en y rajoutant d'autres éléments de sécurité avec une vision de gestion centralisée mettant en œuvres les meilleurs pratiques dans le domaine de la cyber-sécurité au sens large.

Une telle approche permet de sécuriser l'employeur et les employés se trouvant au bureau chef ou en télétravail. Ça inclut aussi la redondance de la connexion au bureau chef et un antivirus qui est continuellement mis à jour automatiquement, sans intervention de l'employé qui est devant son ordinateur, sa tablette ou son smartphone, et qui n'a pas à se soucier de ces détails techniques.

L'employeur n'a même pas à se demander si son routeur conviendra à ses besoins, puisque le service cyber-sécurité unifiée comprend l'installation d'un routeur de grade affaires, assurant une intégration optimale de la solution de cyber-sécurité unifiée à l'affût des plus récentes cyber-menaces.

« En fait, on va au-delà du concept d'UTM, de gestion simple des sites web frauduleux ou des logiciels malveillants. C'est vraiment une solution de cyber-sécurité de prochaine génération, qui est prête à l'émergence de l'Internet des objets», dit M. Migabo. «Nous sécurisons votre réseau informatique, les ordinateurs, les tablettes et les téléphones intelligents de vos télétravailleurs. »

Protéger l'employé et l'employeur en choisissant le bon VPN

La clé de voûte d'une connexion bien sécurisée est le réseau virtuel privé, ou VPN («Virtual Private Network»), comme on l'appelle plus couramment. Il s'agit d'un protocole de connexion à distance chiffré aux serveurs de l'entreprise. C'est une extension sécurisée du réseau interne qui permet d'accéder aux applications et aux données informatiques auxquelles on a normalement accès quand on se présente au bureau, à partir de n'importe quel accès à Internet.

On peut donc, à partir de son bureau à la maison, aussi bien accéder aux outils de marketing (CRM, ERP, etc.) qu'à son poste téléphonique corporatif. D'ailleurs, le VPN est souvent utilisé par des entreprises qui comptent des installations dans plusieurs endroits différents, afin de regrouper toutes leurs opérations sur un même réseau, où le partage de données et de ressources est à la fois plus simple, et plus sécurisé.

Un VPN possède des atouts qui le rendent utile à la fois pour l'employé et pour l'entreprise, mais pas nécessairement pour les mêmes raisons. Comme les données que l'utilisateur envoie sur une telle connexion sont chiffrées, celui-ci bénéficie d'une connexion sécurisée et anonymisée. Inversement, un VPN en entreprise chiffre les échanges de données entre l'utilisateur et ses propres serveurs.

Le VPN est un moyen sûr, pour partager de l'information en contexte de télétravail, qui évite de recourir à des services externes tiers, comme des sites d'hébergement de données en nuage, qui ne répondent pas aux critères de sécurité ou de confidentialité de l'entreprise.

Un serveur VPN chiffre les données qui passent sur son réseau, une faculté qui exige certaines ressources. Dans bien des entreprises, le télétravail provoqué par la pandémie Covid-19 a fait bondir l'utilisation de ce service, entraînant une surcharge de sa capacité de chiffrement, ce qui peut provoquer un ralentissement notoire de la connexion. « Une entreprise qui envoie tout d'un coup une centaine d'employés en télétravail doit s'assurer que son pare-feu est adapté en conséquence », explique Pascal Allard, directeur principal ingénierie et ventes, chez Fibrenoire. Dans un récent webinaire, M. Allard a d'ailleurs soulevé 7 caractéristiques d'un VPN qui embête souvent les entreprises.

En revanche, les services VPN pour entreprises ont une échelle de prix adaptée aux besoins d'organisations comptant des dizaines d'utilisateurs. Certains services préfèrent proposer un prix fixe par abonné ou par groupe d'abonnés, mais une formule sur mesure peut s'avérer plus économique, selon le cas.

Chose sûre, adopter le travail à distance à plus long terme demandera de créer de nouvelles habitudes et de nouveaux comportements, tant pour les employés que pour l'employeur. Après tout, travailler sur son portable installé sur le bout de la table de la cuisine, ce n'est tout simplement pas durable… et ce qui vaut pour un poste de travail vaut aussi pour toute l'infrastructure informatique de l'entreprise: celle-ci doit être prête à s'ouvrir à ces nouvelles façons de travailler. Après tout, on ne peut pas prédire quand surviendra une crise aussi majeure que celle de la Covid-19, mais on peut quand même oser une prédiction assez conservatrice sur le travail à distance: il continuera de s'en faire de plus en plus.

La clé, pour les organisations qui comptent tirer profit de ce virage, est d'avoir su trouver les bons outils pour assurer la continuité de leurs affaires. Des outils qui feront autant l'affaire des travailleurs, qui continueront d'être productifs, que des gestionnaires, qui pourront tout superviser—et sécuriser—d'un rapide coup d'œil – accompagnés par des experts dans le domaine.

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